e-Docs.bg не изпраща електронните документи като прикачени файлове до получателя, а вместо това изпраща връзки (линкове), чрез които адресата може да потвърди тяхното получаване.

Изпращането на прикачени файлове има следните недостатъци:

• E-mail е несигурна среда, тъй като съобщенията могат да бъдат прихванати без изпращача / получателя да разберат за това
• Няма гаранция за изпращача, че e-mail-а е достигнал (или пък не е достигнал) до получателя
• Електронните документи се съхраняват на нашите специално подсигурени за целта сървъри и достъпът до тях се осъществява през подсигурени крипритрани канали (HTTPS/SSL).
• Историята за достъп до всеки документ се запазва – знае се на коя дата в колко часа и от кой IP адрес е извършена съответната операция

Тъй като e-Docs.bg използва електронната поща само за изпращане на уведомления за издадени документи, изискванията на ЗЕДЕП са спазени.

При изпращане на документа можете да добавите допълнителни пояснения, които получателя ще види в писмото си.

Системата Ви уведомява за успешното изпращане на документа и в архива статусът на електронния документ се променя на „Изпратен”.

След получаването на писмото, адресата ще има възможност да приеме Вашата фактура без забелжки или да я откаже, посочвайки причината за това. И в двата случая Вие ще бъдете уведомени с e-mail на посочения за Вашия потребител електронен адрес.

Докато получателят на електронния документ не предприеме действие по приемането или отказването му, документът ще бъде заключен за редакция от Ваша страна. Ако все пак желаете да нанесете корекции, изпратения електронен документ трябва да бъде анулиран, за което получателя му ще бъде уведомен с e-mail.

За да е ганарантирана автентичността на произхода и ненарушеността на съдържанието, e-Docs.bg създава електронен документ, който е подписан с универсален електронен подпис по смисъла на ЗЕДЕП.

След като сте кликнали на линка „Изпрати” в архива на документи, се отваря нов прозорец. За да можете да подписвате документи с електронен подпис, е необходимо да имате инсталирана JAVA на комютъра си. В случай че това не е така, в прозореца ще видите подробни инструкции как да я инсталирате.

Поставете електронния подпис в компютъра си. Въведете ПИН кода си в полето и натиснете бутона „Потвърди”. Изберете от показаните в панела „Налични сертификати” този, с който желаете да подпишете документа (в случай че имате само един сертификат, той ще бъде избран автоматично).

В панела „Файлове за подписване” се показва списък на всички документи, които ще бъдат подписани и изпратени като електронни документи – можете да прегледате съдържанието им чрез двойно кликване с мишката върху тях.

При натискане на бутона „Подписване и изпращане на файловете”, системата подписва всички документи и преминава на следващата стъпка – „Изпращане”.

• „Изпратена”

Създаден е електронен документ, на получателя е изпратено уведомление за наличието му.

В случай, че получателя не е получил уведомление за издадения от Вас документ или искате да му напомните изпращайки го повторно, можете да кликнете върху линка „Изпратен” и да натиснете бутона „Повторно изпращане”.

• „Недоставена”

В случай, че e-mail адресът на получателя не е валиден и изпратеното от системата уведомление е върнато от пощенския сървър, статусът на документа ще се промени на "Недоставен", а изпращачът ще получи e-mail за това. Можете да корегирате адреса на получателя и да изпратите отново, кликвайки върху линка "Недоставен".

• „Получена”

Получателя е получил уведомление за електронния документ, но не е извършил следващо действие – приемане или отказване.

Докато статуса на Вашия документ е „Получен”, Вие все още не можете да го редактирате, но можете да изпратите повторно писмо.

•  „Потвърдена”

Получателят е потвърдил приемането на документа без забележки. Кликвайки на линка „Потвърдена” се отваря прозорец в който можете да видите електронното изявление на получателя – дата / час на получаване и IP адрес, от който документа е бил потвърден, както и от кого е потвърдена.

• „Отказана”

Получателят е отказал приемането на документа, посочвайки основание за това. Електронния документ, който сте изпратили се смята за получен по смисъла на ЗЕДЕП, но получателя не е съгласен със съдържанието му.

Имате възможност да нанесете корекции в съдържанието на документа и да го подпишете и изпратите отново.

• „Приета”

Освен документите които Вие сте изпратили на Ваши контрагенти, в архива ще виждате със статус „Приета” всички документи, който сте приели като получател от Ваш контрагенти-потребители на e-Docs.bg.

В случай че откриете грешка в изпратен от Вас електронен документ, който все още не е бил потвърден или отказан от получателя, имате възможност да го анулирате. Това става като отворите фактурата за разглеждане и последвате линка „Анулиране на изпратеното искане”. При това действие, получателят ще бъде уведомен с e-mail за това, а Вие ще имате възможност да коригирате фактурата и да я изпратите отново.